Novedad que afectará a las empresas y a los profesionales: la obligación de facturación electrónica entre empresarios y profesionales (B2B), desarrollada con la publicación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre.
A partir de octubre de 2027 (empresas con un volumen de operaciones superior a 8 M€) y de octubre de 2028 (el resto), enviar facturas en PDF por correo electrónico ya no será suficiente. Os resumimos qué cambia y qué podéis ir preparando desde ahora.
¿En qué consiste la nueva obligación?
La normativa establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones realizadas entre empresarios y profesionales. Estas facturas deben ser generadas e intercambiadas mediante sistemas que permitan su tratamiento electrónico.
¿A quién afectará y cuándo será obligatoria?
La obligación de facturación electrónica se aplicará a los empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario de la operación sea también un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España, siempre que la operación tenga como destinatario dicha sede, establecimiento, domicilio o residencia. La normativa prevé determinadas excepciones, como, por ejemplo, las facturas simplificadas, que quedan fuera de la obligación.
La implantación de la facturación electrónica se hará de manera progresiva en función del volumen de operaciones del empresario o profesional. De acuerdo con el calendario establecido:
- Empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: a partir del 6 de octubre de 2027.
- Resto de empresarios y profesionales obligados: a partir del 6 de octubre de 2028.
¿Cómo funcionará el sistema de facturación electrónica?
El sistema español de facturación electrónica estará formado por:
- Plataformas privadas de facturación electrónica, que podrán seguir siendo utilizadas por las empresas.
- La solución pública de facturación electrónica, desarrollada y gestionada por la AEAT (de carácter gratuito).
Las empresas podrán utilizar una plataforma privada, la solución pública o una combinación de ambas. Las empresas que no utilicen la solución pública deberán enviar simultáneamente a esta una copia electrónica fiel de las facturas emitidas.
¿Qué cambiará en la práctica?
La implantación de la factura electrónica supondrá cambios tanto en los sistemas informáticos como en los procesos internos de las empresas. En particular, habrá que tener en cuenta que:
- No será suficiente con enviar facturas en PDF por correo electrónico. La factura deberá cumplir con un formato electrónico estructurado, que permita leer y procesar los datos automáticamente.*
- Durante los primeros doce meses de aplicación (del 6 de octubre de 2027 al 6 de octubre de 2028), los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a los ocho millones de euros deberán enviar al destinatario una copia de la factura electrónica en PDF, además de la factura en su formato electrónico original. Esta copia no será necesaria si el destinatario acepta expresamente recibir la factura en el formato electrónico original.
- Habrá que adaptar los programas de facturación. Las empresas deberán comprobar que su actual programa de facturación es compatible con los nuevos requisitos y, en su caso, proceder a su actualización o sustitución.
- También afectará a la recepción de facturas. Las empresas deberán estar preparadas no solo para emitir facturas electrónicas, sino también para recibirlas de sus proveedores.
- El sistema incorporará información sobre el estado de las facturas. El destinatario deberá comunicar a quien haya emitido la factura, en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produce el estado que se comunica (sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales), la siguiente información:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y la fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y la fecha.
Adicionalmente, también será obligatorio comunicar a la solución pública de facturación electrónica el pago efectivo completo de las facturas o su rechazo.**
** Para los empresarios y profesionales personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas con un volumen de operaciones de hasta ocho millones de euros, la comunicación del estado de las facturas será voluntaria durante los doce primeros meses. Una vez transcurrido este período, pasará a ser obligatoria.
Como siempre, quedamos a su disposición ante cualquier duda o aclaración en relación con este tema.
Laia Zarza Arbusà
Assessora fiscal
